COMMENT BIEN GÉRER LES ACHATS DE LINGE DE LIT EN ETABLISSEMENT DE SANTE

OPTIMISATION QUANTITATIVE DES ACHATS DE LINGE EN ETABLISSEMENT DE SANTE

Pour que les achats de linge de collectivité soient réellement en adéquation avec son utilisation, il est essentiel de parvenir à une évaluation la plus précise possible des stocks et des besoins.

ANALYSE DU STOCK

Le mot « stock » recouvre en fait plusieurs réalités qu’il est important de distinguer :

•  Le stock comptable : c’est le stock constitué par la totalité des achats comptabilisés
•  Le stock circulant : c’est, à un moment donné, la totalité des articles qui se trouvent en utilisation, traitement, distribution ou collecte
•  Le stock dormant : c’est, au même moment, l’ensemble des articles propres qui sont stockés
•  Le stock de roulement : c’est la totalité du linge professionnel dont dispose l’établissement, donc l’addition des stocks circulant et dormant.

Les achats doivent se faire en tenant compte des destructions et pertes d’articles, ils nécessitent donc de comptabiliser les articles éliminés volontairement du circuit en raison de leur degré d’usure mais aussi d’estimer les disparitions de certains articles.

L’inventaire total périodique étant une procédure lourde et difficile à mettre en place, surtout dans de gros établissements, il est judicieux de procéder périodiquement à une estimation différenciée des stocks circulant et dormant. 

Une bonne gestion des achats nécessite que ce stock de roulement soit suffisant sans être excessif, on parle alors de flux optimisé. Il est généralement admis qu’il doit couvrir une semaine de besoins.

IDENTIFICATION DES BESOINS  

Pour parvenir à identifier quantitativement ce besoin hebdomadaire, il faut tenir compte des pratiques mises en œuvre dans l’établissement. Si possible, il sera profitable d’arriver à une procédure claire d’utilisation et de changement du linge de lit médical. Idéalement, on mettra en place en place un tableau de ce type :

La mise en place et l’utilisation de ce genre de tableau permettra une estimation plus juste des besoins réels en linge de lit de collectivité, limitant le risque de financer un stock dormant excessif.

Il est à noter que des procédures de collecte et de distribution rationnelles permettront quant à elles d’optimiser le stock circulant.

ANALYSE QUALITATIVE DES BESOINS DE LINGE EN ERP

LE RAPPORT QUALITÉ/PRIX

Le linge de lit hospitalier n’est pas inusable, c’est une évidence. Outre les salissures qui ne seraient pas éliminées lors du lavage, le tissu a une durée de vie qui lui est propre. Ainsi, on estime la durée de vie théorique des articles en polycoton à 150 lavages et des articles en coton à 50 lavages. Même s’ils restent théoriques, ces indicateurs montrent l’importance du choix des matières. 

Pour une approche plus juste, il est souhaitable d’analyser l’historique des mises en circulation et des destructions. Un marquage spécifique du linge professionnel par lot d’achats et une comptabilisation des éliminations en faisant mention permettront une évaluation objective de la qualité et de la résistance des articles en question. 

Même en l’absence de ces indicateurs, on peut d’office admettre un surcoût modéré pour un produit de plus grande durabilité, compte tenu de la charge de travail supplémentaire engendrée par le traitement du textile usagé.

HOMOGÉNÉISATION DU LINGE DE LIT

L’utilisation d’un nombre de références limité en linge de lit pour collectivité permet une optimisation des coûts à plusieurs niveaux :

• Maximisation des volumes d’achats et donc possibilité d’obtenir de meilleurs prix à l’achat
• Optimisation du coût de la main d’œuvre d’entretien du linge en diminuant les manipulations de tri, notamment lors des opérations de collecte et de distribution
• Gain de temps lors de la mise en place du linge de lit

FRÉQUENCE DES ACHATS DE LINGE EN COLLECTIVITE

Il est tentant de dire qu’il faut acheter le moins souvent possible pour augmenter les volumes et obtenir de meilleurs prix d’achats.

Toutefois la réception d’une quantité importante de linge engendre un surcroît de travail et donc une augmentation du coût de main d’œuvre. Par ailleurs, des achats moins fréquents vous obligeront, pour éviter un stock trop tendu, à prendre des marges de sécurité plus importantes sur les quantités et donc à augmenter votre stock dormant.

Pour optimiser la volumétrie des achats de linge médical, il est essentiel d’avoir une bonne visibilité des prix de votre fournisseur et notamment des remises accordées en fonction des volumes. Vous pourrez ainsi déterminer des seuils de quantité à acheter par articles et échelonner vos achats.

Par exemple, si vous savez que votre fournisseur propose des remises au volume sur les draps housses élastiqués à partir de 20 pièces vous pourrez déclencher l’achat dès que l’écart entre stock et besoin approchera de ce seuil.

Pour optimiser les achats en linge de lit de votre établissement santé les 3 principaux éléments à affiner et mettre en corrélation sont donc :

• L’inventaire de votre stock de roulement
• L’évaluation précise de vos besoins 
• Les quantités seuils d’achats par article

Selon la taille de votre établissement, ce type de tableau peut être mis à jour de façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle pour programmer au mieux vos achats.

Cette organisation peut également être mise en place pour l’ensemble des articles textiles de votre établissement (oreillers, couvertures médicales, vêtements professionnels, équipement du patient) dans l’optique d’une optimisation globale de la fonction achat.